Archivo de la Categoría ‘Gestión de la comunicación’

12
Jun

Contenido de las presentaciones a la alta dirección

Escrito el 12 junio 2010 por José Luis Portela en Gestión de la comunicación

Hola

Seguro estoy que cuando más vais avanzando en vuestra carrera profesional, más presentaciones tenéis que hacer a la alta dirección sobre como vuestros proyectos. Una cosa que tenéis que tener muy en cuenta siempre que vayáis a comunicar como sabéis, es a quien va dirigido y cual es vuestro objetivo.

Pues bien la alta dirección son personas que generalmente tienen poco tiempo, se conocen muy bien la teoría y solo les importa el impacto en la cuenta de resultados. Un error que se suele cometer es aprovechar la misma para lucirnos y contar todo lo que sabemos sobre temas de gestión en general, hablando de muchas palabras que ellos ya conocen y que al final poco aportan.

Por este motivo la presentación tiene que ser corta y concreta. Algunos puntos a considerar:

  • Evitar contar cosas que no aportan valor, como hechos que han sucedido y que es lo que ha pasado. Seguro que a ellos les ha pasado ya de todo y esta historia no le aporta nada
  • Se concretos. Es decir, donde estamos, donde deberíamos de estar y que acciones voy a hacer resolver los problemas que tengo. Esto es el resumen ejecutivo de todo proyecto
  • Números, números y mas números, pero que se entiendan.
  • Finalmente todo lo que creáis que de alguna forma o de otra afecta a cuenta de resultados deberéis ponerlo

Jose Luis Portela

4
Jun

Comunicación y lo que los demas saben

Escrito el 4 junio 2010 por José Luis Portela en Gestión de la comunicación

¿Cual es el error mas común en la comunicación de los proyectos?

Los directores de proyecto, y el equipo de proyecto, la mayoría de las veces conocen en detalle lo que esta sucediendo en el proyecto porque es su día a día. Por este motivo entre otros, no comunican a los stakeholders del proyecto los avances del mismo u otros temas que les pueden afectar porque son demasiados obvios.

Solo os pido que hagáis una prueba, hacer una lista con las 10 cosas mas obvias de vuestro proyecto, parar a una persona de la empresa que le afecte el mismo y preguntarle para identificar su grado de conocimiento sobre las mismas. Estoy seguro que sus respuestas os sorprenderán, porque os daréis cuenta que no solo no las conoce la mayoría, sino que además sus respuestas son “negativas” y que han sido fruto de los rumores surgidos precisamente por no informar adecuadamente.

Mi última experiencia personal ha sido dirigir el proyecto de la adecuación de un nuevo edificio, mas una mudanza de un gran almacén de nuestra empresa mas todas las oficinas. Para mí sin lugar a dudas el éxito, además de haber cumplido plazo y presupuesto ha sido la comunicación diaria y constante sobre los avances del mismo y sobre las nuevas peculiaridades del edificio, o simplemente comunicar a la empresa cuando algún operario va a venir a revisar o cambiar algo del edificio.

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