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La multitarea

Escrito el 7 Febrero 2012 por José Luis Portela en General

Hola
En todo proyecto, el director y los recursos muchas veces tienen muchas tareas que realizar. Por otro lado nos encontramos en un mundo en el cual estamos rodeados de sistemas que nos conectan con mucha gente y que hace que consuman tiempo; Mail, movil, redes sociales, ERP, etc.

¿Como ser capaz de ser competitivos en este nuevo escenario?

A nuestra mente le encanta divagar, someterse a todas las distracciones posibles. No pone límite a la información que intenta entrar en nuestro cerebro, y, lo que es peor, tampoco a las diferentes acciones que le llegan, de forma que es capaz de estar escribiendo un mail mientras contesta al teléfono y a la vez alquien entra en su despacho para hablar con el. Si ha esto le añadimos el efecto movil y redes sociales, seremos capaces de estar en una reunión, twittear, recibir nuevos “feed” colgadas en facebook y chequear que tiempo hará este fin de semana.

En la Universidad de Stanford, el profesor de esta universidad, Clifford Nass y su equipo, han demostrando que las personas multitarea son menos productivas.

Son personas más entrenadas a cambiar de foco rápidamente; pero cuando tienen toda la información delante no saben separar ideas con rapidez, pierden memoria y su cerebro se equivoca con más facilidad. Imágenes escaneadas del cerebro demuestran que al ser forzados a realizar multitareas el procesamiento mental se traslada del hipocampo, zona responsable de la memoria, al estriato, región que se ocupa de las tareas de rutina, perdiendo impacto sobre lo que estamos realizando

David Meyer, director del laboratorio de cognición de la Universidad de Michigan ha llegado a escribir que el mundo está viviendo una crisis de atención y que se transforma debido a una plaga, la multitarea, que tiene el potencial de borrar el pensamiento productivo, según sus propias palabras escritas en The New York Times.

Meyer explica que el cerebro actual procesa la información bajo un modelo de canales separados: auditivo, verbal y visual, y que cada uno sólo puede procesar una cantidad de información limitada. Cuando se sobrecarga se vuelve ineficiente.

 

En resumen haz solo una tarea a la vez y aíslate del resto de cosas que tienes que hacer. 

 

 

* Articulo adaptado de un articulo leído de Fernando Botella

Comentarios

Iván Casillas 7 Febrero 2012 - 18:46

Totalmente de acuerdo,
Es por eso que muchas empresas están limitando sus recursos de información dentro de la oficina, es decir, limitar solo acceso a páginas corporativas, inhibidor de frecuencias para que los móviles no funcionen, blackberry solo con mail corporativo, prohibición de uso de teléfonos móviles personales, etc.

El tiempo que uno pierde en tareas tan tontas como ver el mail personal, revisar la prensa, acceso a tiendas online de productos con cupones y ofertas, responder a los chats de whatsapp o BBMessenger, incluso los chats internos hacen perder el tiempo y distraerse de las tareas corrientes.

La productividad de alguien con todos estos ingredientes en la cabeza es inferior a alguien totalmente concentrado en una única tarea y en su ejecución, además de los posibles errores al no estar 100% concentrado.

Mi duda es como llegar a una solución:
1) hay que educar a la gente a tener “ventanas de tiempo” para esa multitarea no empresarial
2) prohibirlo para evitar distracciones, con el sobrecoste de gestión que habrá…

Cada empresa que decida 🙂

Enrique Ramirez 8 Febrero 2012 - 23:25

Yo también estoy de acuerdo, una cosa es potenciar la concurrencia entre personas, lo cual se ha demostrado que funciona y bien, otra es marear a las personas con varias cosas a la vez. Yo que me dedico a agilizar el time to market en el desarrollo de nuevos productos tengo claro que uno de los retos en las empresas es limitar y priorizar proyectos evitando que las personas estén a ‘mil’ cosas que en definitiva hacen que se pierda foco. Fijaos que cuando esto ocurre, conseguimos que los recursos críticos se distraigan y/o estén todos el día en reuniones o con temas administrativos en vez de estar ‘produciendo’, con lo cual se disminuye la eficiencia y se ralentizan los procesos…
Por tanto, buen punto de reflexión que requiere disciplina en gestionar tanta información a la vez a nivel personal y priorizar a nivel de la empresa o de los jefes.

Carlos Díaz 16 Febrero 2012 - 17:10

Simple y genial!

Carmen Panadero 29 Febrero 2012 - 15:16

Yo creo que la solución para evitar la multitarea, en la que todos muchas veces nos sentimos inmersos debido a las múltiples exigencias de nuestra vida-trabajo diarios, es una buena planificación unida a una buena gestión de nuestro tiempo.

Como dice Dale Carnegie en su libro ” Cómo Disfrutar de la Vida y del Trabajo” dos de los trucos para suprimir las preocupaciones y trabajar ben es: “Resuelvan todas las cosas según su orden de importancia” y otro ” Aprenda a organizar, delegar y supervisar”.

Estos dos consejos que parecen tan sencillos son la base para evitar la multitarea, ya que muchas veces recurrimos a ella porque somos incapaces o de priorizar correctamente o de delegar y supervisar , y nos vemos abocados a intentar hacerlo todo a la vez menospreciando en esa multitarea las “misiones” importantes a las qe deberíamos dedicar toda nuestra atención.

¿Quien no ha contestado una llamada importante a la vez que lee un mensaje del móvil o mira la prensa? Gran fallo porque seguro que estamos pasando por alto algún detalle importante de la llamada por no estar con todos los sentidos puestos en ella y eso va en detrimento de nuestro resultado.

pep 7 Abril 2012 - 10:37

Hola a todas/os.

Estoy de acuerdo con Ivan. Precisamente por lo que dices somos tan improductivos.

Carmen y Enrique, para gestionar y gestionarse en multitarea, creo que la solución debería pasar por dar visibilidad respecto de cuál de los proyectos en los que se esté involucrado es más estrategico para la compañía. La visibilidad permite focalizarse a los miembros del equipo de proyecto. De todas maneras no es fácil, y sólo conozoco la metodología de balanceo de recursos gestinada por cadena crítica, desarrollada por el recientemente fallecido Sr. Eliyahu Goldratt.

Muchas veces olvidamos que de nuestra jornada laboral una parte puede ser rígida, para llevar a cabo las tareas programadas, y otra parte puede móvil, para resolver incidencias,… Establecer qué parte de cada trabajador será una u otra dependerá de nustro perfil.

Antonio 8 Septiembre 2012 - 00:21

Acabo de unirme al grupo, que gusto ver tanta participación.
He visto que algunos habeis utilizado jerga profesional en los comentarios…yo no soy ningun experto del tema, pero también me gustaria aportar mi granito de arena.
Creo que en algunos casos la multitarea es un acto voluntario, para tratar de hacer mas llevadero un trabajo monotono, o escapar de una tarea de la que ya estamos algo cansados. Sin embargo es posible que terminemos a medio camino entre descansar y trabajar, con la sensación de insatisfación y perdida de tiempo por no haber hecho ninguna de las 2 cosas!
Opino que la multitarea es genial para combinar cosas rutinarias que ya dominamos y que no requieren aprendizaje o decisión con ocio. En otras palabras, hablar con los familiares y amigos mientras ordenamos y limpiamos la habitación, conducimos (con los dispositivos pertinentes) o caminamos por la calle (si es un sitio al que ya sabemos llegar) ya que de esa manera incluso podemos ganar algo de tiempo.

Carolina 19 Septiembre 2014 - 15:23

Siempre hubo gente en las empresas que invierte el día en exceso de conexión con los demás o comunicación poco productiva. Gente que subsiste en la empresa deambulando por los pasillos y que se pierde en reuniones improductivas…en las que no hay manera de tomar decisiones o conclusiones útiles. Ahora tienen las tecnologías a su favor para pasar el día más entretenido…y aportar nada o casi nada.

Realmente la persona que trabaja con interés y motivación utilizará estos medios para producir más y mejor y encontrará la manera de optimizar el tiempo y no perderse, aunque la verdad es que a veces cuesta en este exceso de estímulos externos!!!

Otro caso de efecto “multitarea”: Empresas que “optimizan” el coste de personal amortizando puestos, sin conocer muy bien en qué consisten, los acumulan en el personal existente, y causan efecto multitarea en el empleado. No sería el efecto multitarea producido por las nuevas tecnologías, pero sería un ejemplo de cómo siendo más eficientes podemos conducir a las personas y a las organizaciones a ser menos eficaces.

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