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Leyes de Parkinson y los proyectos

Escrito el 19 febrero 2011 por José Luis Portela en Gestión de recursos, Gestión del tiempo

Cyril Northcote Parkinson en 1957, pronunció las tres leyes fundamentales de Parkinson que son las siguientes:

Las tres leyes fundamentales de Parkinson son:

  1. “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”.
  2. “Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos”.
  3. “El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”.

 

En la dirección de proyectos, el tiempo es el elemento menos flexible y es una de las tres restricciones de todo proyecto (Alcance, Tiempo y Costes), aunque los que asisten a mis ponencias conocen que yo hablo de la quíntuple restricción que va un poco más allá.

Una de las tareas fundamentales y se me antoja que mas complejas, es conocer cuanto va a durar una tarea. Para ello siempre se analiza la complejidad de la misma, y  la experiencia, número y tipología de los recursos asignados a esta tarea. Esto es lo que todos ya conocemos, pero si analizamos la primera y la tercera ley de Parkinson, a lo mejor tendremos que pensar que hay más factores que influyen.

Hay muchas teorías sobre esto y muchas formas de afrontar este problema, que se darán en detalle en nuestro Programa Superior de Dirección de Proyectos, pero me gustaría conocer que opinión os merece la primera y la tercera ley de Parkinson

Comentarios

María 21 febrero 2011 - 09:49

No puedo estar más de acuerdo con las afirmaciones de Parkison, de hecho las experimento en mi día a día desde hace muchos años. Cuando digo muchos años es porque incluyo hasta mis años de estudiante, cuando conseguía estudiar la semana antes del examen lo que no conseguía haber estudiado en dos meses.

La única diferencia que yo he experimentado entre la primera y la tercera ley es que, cuando se toma consciencia de esta última y se intenta mejorar (os recomiendo los libros “Organízate con eficacia” de David Allen y “Los 7 Hábitos de las Personas Altamente Efectivas” de Stephen R. Covey) se consigue controlar bastante el problema.
Sin embargo, por mucho esfuerzo que pongo en mejorar en la primera ley e intentar rendir el primer día como el último… imposible! Sigo siendo de atracón al final. Mi opición es porque, bajo presión, las personas solemos aumentar nuestro rendimiento de manera increíble. Si alguien tiene un truco, por favor, que me lo pase.

José Luis Portela 21 febrero 2011 - 09:59

Maria

Todas estas cosas y muchas mas, las enseñanos en el programa Superior de Dirección de proyectos del IE Business School. En concreto se da en la asignatura de gestión de tiempos y en la asignatura de Multiproyectos en la cual a traves de las teorias de la cadena critica de Goldratt, que tenemos el honor de tener como profesor a alguien que ha trabajado con Goldratt en estos temas.

Anna 22 febrero 2011 - 09:47

En mi opinión “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización” en sistema u organizaciones que no premien las capacidades de las personas. Cuando no hay compromiso directo con lo que se está haciendo, cuando no hay beneficios o incentivos económicos ni gratificaciones personales quizás se pueda entender que la responsabilidad de hacer bien un trabajo se refleje en cumplir con las tareas mínimas necesarias (respecto de alcance, tiempo y costes establecidos). En cambio, cuando hay ganas de hacer, de comprobar las propias capacidades, de superarse o cuando hay un reconocimiento personal o profesional, lo natural debería ser optimizar el tiempo como recurso. La ley de Parkinson puede aplicarse probablemente en ciertos sistemas, quizás más bien públicos que privados, donde manda una cierta ignavia y las conductas proactivas son casi molestas.
Dicho eso, si es verdad que en varios proyectos he tenido que pedir a los socios que enviasen sus documentos un mes antes del plazo que yo consideraba útil para que la documentación llegase puntual. Sin embargo, a pesar de esto, la documentación en varias ocasiones ha llegado un mes después del plazo útil, con lo cual ampliaría la ley de Parkinson en: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización … o más”.
Con respecto a la tercera ley (tal vez un poco drástica, pero me imagino que habría que contestualizarla) es verdad que a menudo se suele dedicar un tiempo no suficiente a las actividades más importantes, por que no se comprende realmente cuáles son las más importantes o quizás por incapacidad de gestionar eficazmente el tiempo o más bien por que inconscientemente hay una tendencia natural a posponer las tareas más complicadas o relevantes (por miedo a hacerlas mal o bien por deseo de hacerlas lo mejor posible).
Ya sabéis que el castellano no es mi idioma materno así que si no se entiende algo de lo que escribo por favor no dudéis en decírmelo.

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Diego 22 febrero 2011 - 10:49

En proyectos informáticos existen algunas metodologías, por ejemplo SCRUM, que intentan dar equipos de alto rendimiento para reducir el tiempo y el coste de los proyectos. Aunque las Leyes de Parkinson se van a seguir cumpliendo en todos los proyectos estos van a llegar a un nivel óptimo donde se realicen las actividades en tiempo más adecuado. Lo difícil siempre es encontrar el mejor tiempo para cada actividad.

Marco Arranz 22 febrero 2011 - 12:34

Buenos Dias,

Voy a “postear” un poco a la gallega, quiero decir, ante la pregunta:

¿que opinas sobre la primera y la tercera ley de parkinson? tengo que contestar con otra pregunta, ¿en que pais?, ¿hablamos de España o de Japon?, por ejemplo. En mi experiencia laboral he trabajado en proyectos internacionales con paises de Latinoamerica, Norteamerica, Centro Europa y tambien con Japon.

En un extremo del cumplimiento de las leyes de Parkinson tenemos el entorno cultural vamos a decir “latino”. En ese entorno, estas dos leyes se cumplen en el, yo diria, 90% de los supuestos. Hacemos las cosas dejandolo todo para el ultimo momento (luego el tiempo se llena según disponibilidad) y asignamos la prioridad y por tanto el tiempo en base a la importancia, entendiendo por importancia en el caso de proyectos como urgencia. Siempre vamos tarde y las cosas en verde o amarillo no se tratan, se tratan las que estan en rojo. Las amarillas se trataran cuando sean rojas y las verdes se trataran cuando se haya llegado al estadío de amarillo y rojo. Y cuanto se tratan, lo necesario para que pasen a amarillo o verde, o en el mejor de los casos, hasta que se solventan o cierran.

En el otro extremo tenemos a Japon. Yo diria que en Japon se cumplen la primera ley y si la tercera, pero se cumplen con una planificacion previa totalmente procedimentada y con unos pesos asigandos a cada tarea basados en un analisis de carga previo muy concienzudo. Para que conste, yo trabaje en un proyecto con Kawasaky Rail Car, el equipo de proyecto rondaria las 50 personas, tenian dos personas dedicadas al seguimiento del Master Program Schedule, lo que para nosotros seria un project con unas 1200 actividades. Es decir, Japon sabe cuanto tiempo va a llenar y asigna dicho tiempo en base a un analisis de proyecto procedimentado y supongo que en base a los estandares que aprenderemos en el programa.Y adaptan esos tiempos dinamicamente. El resultado final es que se usa el tiempo necesario y se asigna la prioridad correcta en cada momento. En cualquier caso, se cumplen la 1ª y 3ª ley.

En medio tenemos todo el abanico de posibilidades, Alemania se acerca a Japon, USA esta mas o menos en el punto medio en mi opinion y, por ejemplo Francia esta mucho mas cerca de España.

En resumen, las leyes de Parkinson son ciertas a mi entender, pero las formas en las que son ciertas en funcion de la cultura profesional de cada pais (muy relacionada con su cultura en general) son tremendamente dispares.

Espero aportar, uno de los dos objetivos personales para este programa… el otro, aprender y organizar lo ya aprendido (via des- aprender…)

Saludos,

Marco.

José Luis Portela 22 febrero 2011 - 12:44

Marco

Estando de acuerdo contigo que la cultura de los paises se tiene que tener en cuenta, al igual que la cultura de las empresas, no debemos caer en el error de pensar que las personas son de una forma o de otra por el pais al cual pertenecen. Tu que seguro tienes experiencia internacional, estoy seguro que muchas veces te has dado cuenta que muchisimos topicos son falsos.

Florencia 22 febrero 2011 - 14:29

De acuerdo a los proyectos en los que he participado, he visto en casi todos (por no decir, todos) los casos, que el factor tiempo es una variable difícil de manejar (dependiendo también de la complejidad de la actividad). Estoy de acuerdo con la primer Ley de Parkinson en que nosotros, los seres humanos (o nuestra cultura) generalmente tendemos a finalizar una tarea en el tiempo máximo otorgado para ello. Como se menciona arriba, siempre dejo mis estudios para el día anterior al examen, y es cierto. La realidad es que uno no tiene 1 tarea que realizar, sino que aprende a tener una lista de tareas con prioridades y además situaciones fuera de nuestro alcance que hay que abarajar simultáneamente. Y esa lista, nunca se termina ya que se generan nuevas y nuevas tareas a realizar con prioridades (de acuerdo a los objetivos pre-fijados). Esto lo podemos relacionar con la tercera Ley de Parkinson.
Creo que la posibilidad de disminución del riesgo depende no sólo de quiénes lo están manejando/controlando, sino además de quiénes realizan la tarea, ambas partes. Es decir, a mayor expertise de los PMOs, puede que se pueda reducir el nivel de incertidumbre ya que tienen la experiencia como para buscar alternativas, motivar, coordinar su equipo. Y mayor expertise y compromiso/motivación de quien realiza la tarea, menor es el tiempo ocupado a realizar la actividad.
Es verdad también que quién realiza la tarea define por lo general, los tiempos con cierta “holgura”, ya que es quien tiene el conocimiento profundo de lo que se debe ejecutar y esto da cierta seguridad de que la actividad se pueda finalizar en tiempo y forma. Aquí creo que es importante que al momento de definir las tareas o actividades, éstas dos partes negocien de forma tal que el “timeline” sea lo suficientemente “ajustado” como para poder realizar la tarea y entregarlo en “tiempo” y forma.
Luego el PMO o quien sea responsable por el control, debe conocer su ventana para poder ajustar posteriormente el tiempo. Creo que el seguimiento es importante y hasta a veces la insistencia (cuidando las formas y dependiendo de quién uno está esperando el entregable). Además, durante el seguimiento, creo que remarcar los objetivos y tareas para realizarlo, pasos a seguir y sus prioridades facilita el logro del objetivo. Concuerdo con Anna que tiene que haber compromiso por parte de quien ejecuta la actividad y alineamiento entre ambas partes, un objetivo claro es muy importante. Si el PMO o líder, logra esto, disminuye su nivel de seguimiento y control (aunque siempre es importante conocer el avance de la tarea). Aquí creo que también juega la habilidad del líder de proporcionar metas claras, negociar con su equipo, comunicar, conocer a su equipo y su grado de legitimidad, y de acuerdo a esto motivarlo de forma tal para llegar al objetivo en tiempo y forma (u optimizar su resultado). Creo que el líder tiene que estar en contacto con lo que va sucediendo a lo largo del proceso (hasta cierto nivel de detalle) para demostrar compromiso también de su parte. Esto obviamente depende de la complejidad de la tarea. Y finalmente creo que dado que el tiempo seguirá siendo una variable incierta, para disminuir el riesgo, es importante definir el “Plan B” por lo menos para las tareas consideradas como críticas. Y nunca olvidarse de las demás restricciones.
Esta es mi humilde opinión de acuerdo a lo que he visto que ocurre en los proyectos y como intento mitigar el factor tiempo desde mi lugar.

Marivi 22 febrero 2011 - 14:52

Aún faltan comentarios pero estoy segura de que la mayoría de nosotros vamos a estar de acuerdo en que la 1ª y la 3ª ley de Parkinson se cumplen en la mayoría de los proyectos, de modo que la pregunta siguiente sería por qué ocurre esto y cómo se podría solucinar.
En mi opinión el problema principal radica en la mala gestión del tiempo. El tiempo, que es tan preciado por las personas (y por los proyectos!!) pero al que no cuidamos nada bien. Pongo algunos ejemplos que se vivien en el día a día:
– Reuniones “inútiles” que se alargan más de lo que deberían
-Surge una crisis y la primera reacción es buscar una cabeza de turco en lugar de resolver el problema. Lo primero sería resolver el problema y luego analizar las causas de por qué ha ocurrido y proponer mejoras para que no vuelva a suceder.
– Planificar las taeras de un proyecto siendo demasiado optimista con el tiempo que van a requerir. Muchas veces por presiones del cliente…
En fin, que hay muchos ladrones de tiempo contra los que luchar diariamente y, si fueramos capaces de ser más eficientes y eficaces en nuestras labores cotidianas, otro gallo cantaría. Pero, claro, esto es muy fácil de decir y muy difícil de poner en práctica.
En cualquier caso yo creo que sí es posible controlar mejor tiempo en los proyectos pero eso implicaría un esfuerzo, una sincronización y una gran dosis pragmatismo por parte de absolutamente TODOS los miembros del equipo de trabajo.
Extremadamente difícil, pero no imposible.

Jaime 23 febrero 2011 - 09:36

Estoy de acuerdo con las leyes de Parkinson pero en mi opinión, creo que hay “contraleyes de Parkinson”, es decir, hay actitudes y aptitudes beneficiosas que debemos entrenar de forma consciente para hacernos fuertes en el día a día del trabajo y combatir a Parkinson y a los ladrones del tiempo. Si conocemos al enemigo, y lo tenemos cerca, podemos luchar contra él con fuerzas diametralmente opuestas.

Algunas ideas Macro que en mi opinión son eficaces son:

Un buen sistema de incentivos diseñado
Una herramienta par el control de costes
Personal n-1

El problema es que la Ley de Parkinson está interiorizada en nosotros y sale de forma inconsciente y nuestras armas debemos utilizarlas de forma consciente lo que hace que no nos podamos relajar ni 1 segundo…

Pedro RB 23 febrero 2011 - 14:18

No podría estar más de acuerdo con las Leyes de Parkinson y los proyectos. Tiemblan, pierden la memoria y por supuesto, cumplen con los tres principios mencionados.
Con respecto a la 3ª ley y la priorización de tareas, las estrategias de mitigación suelen consistir en la definición clara de los objetivos del proyecto, y no menos importante, la definición clara de tareas individuales, y su asignación. Por supuesto, lograr que el equipo vea el trabajo en común que hay que realizar y lo que aportan y la criticidad de sus tareas individuales, teniendo en cuenta la globalidad del proyecto. Los sponsors del proyectos también son claves.
La 1ª ley también se cumple con obstinación y está muy relacionada con la 2ª. Las fechas límite son “límite”, y las fechas objetivo siempre deberían ser otras. En todo caso, a mayor tamaño de cada tarea individual, mayor incidencia suele tener la ley. Divide y vencerás.

Covadonga 23 febrero 2011 - 15:13

Ojalá pudiese rebatir alguna de ellas, pero me temo que son totalmente ciertas y no solo en los proyectos, sino muchas veces también en la vida cotidiana.
No obstante, yo creo que la primera es más fácil de afrontar y con esfuerzo es posible llegar a un óptimo; para mí el planning de un proyecto debe ser como un traje un poco justito, pero con tela suficiente para sacar y que nos siga sirviendo si engordamos un par de kilos. Al principio, aún así, nos va a quedar pequeño, pero con una buena dieta (planificación) y mucha constancia (cumplimiento exhaustivo, bonificado o quizás penalizado), compromiso (asumir el proyecto como algo nuestro con todas las responsabilidades que conlleva) y también algo de entusiasmo, incluso podemos llegar a conseguir que nos quede flojo.
Sin embargo la tercera ley para mí es consecuencia de algo mucho más humano, innato a las personas y por tanto más difícil de cambiar. Yo creo que, por nuestra naturaleza, todos tendemos a hacer primero aquello que nos resulta más sencillo y sabemos cómo solucionar. Nos recreamos hablando de los éxitos conseguidos o nos dispersamos en debates que no nos conducen a ningún sitio, y tendemos a “aparcar” aquellas otras que no vemos claras, que intuimos que nos van a requerir un esfuerzo extra, que pueden tener un riesgo, que pueden generar conflictos en su resolución o que, simplemente, no hemos identificado como importantes; así que muchas veces acabamos pasando por encima.
Yo conozco a muy pocas personas que realmente sepan focalizarse en los puntos clave, incluso sin que sea necesario un conocimiento específico: que los identifiquen entre todos los demás, los ataquen directamente durante las reuniones, establezcan prioridades, recursos y logren soluciones en tiempo y forma. Y sin embargo, por mi experiencia esto es bastante rápido, porque cuando alguien tiene las ideas muy claras en uno de estos puntos, no suele haber muchas intromisiones y rápidamente delegamos la responsabilidad.

Manuel 24 febrero 2011 - 10:37

Hola a todos, en esta mi primera entrada. Me es complicado rebatir alguno de vuestros argumentos, así que intentaré me centraré en lo que creo es la causa de las Leyes de Parkinson. La gestión de proyectos históricamente, en cualquier área del conocimiento, ha sido siempre una labor colaborativa, pero profundamente jerárquica; sin embargo en los últimos decenios del siglo XX y en este siglo; la necesidad, real o figurada de incorporar cada vez más “stakeholders” y patrocinadores en la gestión directa o indirecta de los proyectos, genera una carga adicional a los mismos y una acumulación de tareas administrativas no esenciales desde el punto de vista del gestor, que hacen que las leyes de Parkinson se cumplan, pero a modo de profecía autocumplida…vamos mi opinión

Un saludo

Dani 24 febrero 2011 - 18:16

Según mi experiencia, la primera ley se cumple en el 99 % de los casos. Las planificaciones se cumplen en contadas ocasiones, cuando es una de las partes más importantes del proyectos, ya que de ella dependen, por ejemplo, los ingresos y sobretodo los gastos. Posiblemente sean poco realistas.
En cuanto a la tercera ley de Parkinson, no creo que el tiempo dedicado a las tareas, sea inversamente proporcional a su importancia. Lo que si creo que es no se dedica el tiempo suficiente. Las tareas más importantes, frecuentemente son las más complejas y en ellas, posiblemente influyan factores externos. En muchas ocasiones no se emplea el tiempo necesario para abordarlas símplemente porque no se dispone de dicho tiempo.

Cristina 24 febrero 2011 - 20:39

Pues no tenía conocimiento de dichas leyes. Aunque no estoy muy de acuerdo con la 1 y 3, La 1 creo que realmente sería posible y en la mayoría de los casos realizarlo en menos tiempo, es decir, en menos del que se dispone, pero siempre se pone un colchón por posibles inconvenientes que puedan surgir y el tema es, que ya que disponemos de ese tiempo colchón se suele finalizar el trabajo correspondiente para esa tarea y, en el tiempo sobrante invertirlo en otros menesteres 🙂 .En el trabajo y dependiendo de determinadas tareas y periodos de tiempo, os aseguro que me he encontrado en situaciones de no tener ni para llenar 2 horas del tiempo estimado.
Y la 3, pues a veces pasa y a veces no. En mi caso sólo me pasa, cuando de las tareas importantes influye el que no tenga ganas de hacerlo. Entonces sí se cumple.

La 2, para mí es completamente cierto, y además si lo aplicamos a algo cercano se ve mejor. Voy: si te compras un disco duro de 1TB, lo llenarás, y dentro de “x” tiempo te habrás quedado sin espacio y te comprarás otro disco duro y lo volverás a llenar, y así hasta el infinito.

Saludos 🙂

Francia Gómez 24 febrero 2011 - 20:41

Estoy completamente de acuerdo con la 1a. y 3a. ley descritas por Parkinson, pues cro que todos hemso experimentado en nuestra vida personal y profesional esto de manera constante.
Con respecto a la primera ley, considero que eso es netamente de comportmiento humano, podemos agregarle aspectos ocmo diferencias en ciertas culturas, pero en mi poca experiencia ésto se da en mayor o menor grado, pero se da. Aquí ya viene un aspecto de manejo personal.. dicen que para adquirir un hábito, debes practicarlo por 21 días consecutivos y de esta manera lo tomas y como hábito, se queda; en el aspecto empresarial y de manejo de proyectos, puede que se haga de manera mas difícil pero no olvidemos que quienes dirigimos una empresa y proyectos somos seres humano.
La tercera ley en mi opiníon se cumple en la mayoria de los casos, considero relevante que se diferencie lo urgente de lo importante. Y desafortunamente se dedica mas tiempo a las cosas urgentes que a lo importante, o peor aún, lo urgente se convierte en lo cotidiano, lo que impide cncentrarse en lo importante. Para esto, se necesita realmente identificar loimportante, focalizarse en esto, atender los demás asunto, pero sin olvidar el foco de atención. El manejo del tiempo es vital, algo difícil, pero no imposible si se tiene claro el objetivo y se lleva una agenda definida en el caso de las reuniones.

Felipe Hernández 24 febrero 2011 - 23:05

Sobre estas dos leyes estoy de acuerdo con vosotros en que de una forma casi invarible vienen cumpliendose en todas las actividades. También estoy de acuerdo en que mayoritariamente la fuerza que hace que se cumplan es por un lado la tendencia a postponer la realización de las tareas hasta más alla de lo razonable y por otro lado malas planificaciones de los tiempos del proyecto.

Sin embargo creo que a lo mejor convendría reflexionar sobre la posibilidad de la existencia de otra factor, consistente en una mala definición de los objetivos por parte del planificador y/o una mala comprensión de los mismos por el ejecutor, o incluso un desconocimiento del resto del proyecto. En el momento que se realiza una tarea, si el objetivo de la misma es ambiguo, poco claro o demasiado generalista, el trabajo se extenderá hasta agotar su plazo ya que no se sabe a ciencia cierta como debe acabarse. Un ejemplo sencillo sería el corredor al que dicen que siga su carrera hasta el cruce, sin indicarle si hay uno o varios cruces y en cual debe parar.

Esto mismo podría ser aplicable a la tercera ley, ya que sin una clara definición de la importancia de la tarea dentro del conjunto global del proyecto no es extraño que se acabe dedicando más tiempo a tareas que resultan ser secundarías. Además en esta hay que incidir en la importancia del conocimiento global del proyecto, aunque estés encargado de una pequeña parte. Solo mediante este conocimiento se puede llegar a asignar prioridades a las actividades que debes realizar.

En resumen, puede que una de las causas del cumplimiento de estas leyes radique en una mala definición y transmisión del conjunto del proyecto

Cecilia Grondahl 25 febrero 2011 - 12:15

Me ha gustado leer todas estas opiniones, y también he reflejado sobre las leyes de Parkinson. Trabajando en Alemania llegué a oír una frase que me llamó mucho la atención: “Si quieres que se realice una tarea, delégala a la persona que dice no tener tiempo para ello”. Es decir, suponían que las personas con un ritmo alto, con un agenda lleno, fueran en muchos casos las más probables a acabar la tarea. Y probablemente de manera más eficaz.

Ley 1: Estoy de acuerdo pero hasta cierto punto. Me surge una duda sobre el tema de que las tareas se dejan hasta el final. Sí, es cierto, pero mi duda está en que si se debe tomar en cuenta el tiempo que puede pasar desde que el trabajo a hacer sea conocido, hasta que realmente sea iniciado? Me refiero a que desde el momento que se conoce que un trabajo se tiene que hacer, y hasta que se inicie tal labor, puede ocurrir cierto tiempo sin que se trabaja en ello. ¿Realmente se debe incluir este tiempo en la suma del tiempo que se haya expandido el trabajo? Creo que en muchas ocasiones disponemos de más tiempo de lo que se extiende el trabajo, y este tiempo “sobrante” es el tiempo que dejamos pasar hasta iniciar el trabajo, por tanto no debe ser considerado como parte de el tiempo que el trabajo en cuestión llena.

En cuanto a la ley 3 creo que en algunos casos puede estar relacionada a la capacidad de concentrarse en los temas más complicados; Para algunos (yo incluido) resulta más fácil hacer trabajo más complicado sin la distracción de una cantidad de tareas de menor importancia. Por tanto para “ordenar” se quitan los trabajos de menor importancia (y en muchos casos de menor complejidad) para “tener el escritorio limpio” antes de profundizar en trabajos más complejos de mayor importancia. Y de esta manera transcurre el tiempo, y al final queda demasiado poco tiempo para las cosas más importantes.

Todo esto me hizo pensar en una metáfora sobre como priorizar en la vida (colocar piedras de tamaños diferentes en un frasco, los de mayor tamaño representando las cosas más importantes en la vida, como pareja, familia, amigos, y las de menor tamaño representando cosas de menor importancia), donde la lección es que si no colocas las piedras grandes primero, nunca podrás colocarlas después, mientras que de la otra manera siempre caben piedras más pequeñas después de haber colocado las grandes. Creo que esto puede aplicarse también en proyectos, para gestionar mejor el tiempo.

Gabriel 25 febrero 2011 - 14:48

Muy poco más que decir después de todas las opiniones de los compañeros.
Si acaso, y por meter otra variable más al asunto, deberíamos reflexionar sobre los tipos de proyectos/trabajos a realizar.
La flexibilidad de un proyecto de telecomunicaciones en cuanto a la asignación de tiempos creo que es menor que un proyecto de construcción, que es de lo que yo conozco más. Entiendo que el componente humano, que en mi ámbito profesional es muy dispar, influye enormente en la planificación de trabajos, y pienso que debe ser un componente muy a tener en cuenta a la hora de planificar, y que enlaza con la cuestión del tipo de proyecto. Hay proyectos en los que asignar tiempos a tareas es mucho más “exacto” y se cumple con mayor probabilidad que otros.
Las holguras de tiempos que pueden surgir si “no se cumple la 1ª ley” terminan en muchos casos desapareciendo por la “componente humana” que influye más o menos dependiendo del tipo de proyecto.
En cuanto a la tercera ley, es una “batalla” a ganar por parte de muchas personas, entre las que me incluyo yo, de afrontar los problemas de la gestión de proyectos, pero también de la propia vida, siendo capaces de discernir la importancia de cada tarea y acometerlas “en tiempo y a tiempo”, porque a lo mejor cuando las quieras realizar ya “no tendrás tiempo y habrá pasado su tiempo”.
Por tanto, y resumiendo, considero que la variable TIPO DE PROYECTO/COMPONENTE HUMANA es importante a la hora de analizar estas leyes, aunque por la experiencia en los trabajos y en la vida misma, por lo general, se cumplen. Para salir de esta corriente de conducta habría que CAMBIAR muchas cosas en la manera de pensar de los equipos de trabajo (implicación, ILUSIÓN…).

borja 27 febrero 2011 - 21:17

Hola a todos,

Respecto a la 1ªley, pienso que la gente se adapta al tiempo que tiene para realizar los trabajos asignados y que en ocasiones los realizan en menor tiempo de lo planificado, debido a que muchos elementos externos que están fuera de nuestro control como podrían ser los retrasos de proveedores y retrasos de servicios subcontratados, se comen ese tiempo tan valioso, y hay que reducir el tiempo asignado a cada tarea para terminar los proyectos en fecha. Creo en definitiva que es muy difícil calcular un periodo de reacción para solucionar los problemas que puedan aparecer y hace que tengamos que utilizar todo el tiempo del que disponemos.

Respecto a la 3ªley, creo que la experiencia de cada uno hace que ocupemos un tiempo u otro a las diferentes tareas en función de su importancia, por lo que a mayor experiencia menos tiempo malgastado en aspectos poco importantes. Como nadie nace sabiendo, hace falta equivocarse y malgastar tiempo para saber priorizar las tareas y el tiempo necesario en cada una de ellas.

Saludos!

Sara Rubio 2 marzo 2011 - 19:27

Hola a todos.
En primer lugar, comentar que es muy interesante leer todas las opiniones, ya que en muchas de ellas me ha pasado eso de “justo lo que iba a poner”.
Respecto a las leyes, la verdad es que de forma general entiendo que se cumplen las tres – a veces a pesar de nuestros esfuerzos de gestión y organización.
La primera ley sobre ocupar el tiempo, creo que como dice Cecilia, muchas veces no es que ocupemos todo el tiempo para una tarea, sino que hasta que podamos hacerla y dedicarle el tiempo estimado, muchas veces ya estamos al límite. Es decir, a la hora de planificar una tarea, al menos en mi caso, nunca estimo el tiempo exacto que voy a tardar en realizar esa tarea, porque al final siempre en el día a día hay cosas que influyen, desde tardar más en la tarea propiamente dicha (pej al buscar datos en internet) hasta que entre la tarea y tú se interpongan distintos “problemas” que requieren tu tiempo.
Al final pasa algo similar con lo segundo: Muchas veces las pequeñas tareas – administrativas, burocráticas – nos quitan mucho tiempo, y no porque sean más complicadas, sino por la propia naturaleza de la tarea. Aunque quizá no siempre es justo decir que son menos importantes, porque a menudo influyen de manera indirecta en el resultado (pej, para muchas personas dedicarle tiempo a una presentación en inútil, mientras que para otras, cómo se presenten las ideas influye mucho en cómo se reciben, por lo que vale la pena dedicarle un ratito extra).
Al hilo de todo lo previo, y como muchos de vosotros habéis comentado, al final una de las claves para minimizar los riesgos de incumplir los tiempos (ya sea porque se ha estimado erróneamente o porque han surgido imprevistos que nos han impedido realizar esa actividad) es priorizar las tareas – y aprovechando que actualmente en mi empresa estamos trabajando sobre el principio de prioridad, quiero compartir con vosotros una de las principales conclusiones, que probablemente todos conozcais: La clave está en diferenciar entre tareas: 1. Urgentes e importantes (trabajo con fecha de entrega inminente) 2. No urgente e importante (planificar, cuidar las relaciones) 3. Urgentes no importantes (interrupciones) 4. No urgentes ni importantes. Al final el tipo 2. es el que nos permite mejorar la calidad de vida para planificar y no olvidarnos de ellas para que no pasen a ser “tipo 1”. Así, además podremos valorar la utilidad de cada tarea y asignarle el tiempo que realmente requiere.

Fernando Díaz-Ropero 3 marzo 2011 - 00:33

Cuando estaba en la universidad y tenía un examen sin ninguno más a la vista en unas 2 semanas, siempre aprobaba por los pelos o la palmaba.

Sin embargo, si tenía 3 examenes en la misma semana los aprobaba y con buena nota.

Al contrario de lo que mucha gente piensa, creo que la tensión a la hora de preparar un projecto o situación similar (entrevista de trabajo, presentar algo delante de un tribunal, etc) es buena si se consigue canalizarla correctamente. El nivel de compromiso es mayor, lo que hace aumentar también la concentración y la preparación.

Dentro de unos límites, estoy totalmente de acuerdo con lo que dice Jose Luís Portela sobre que todos podemos hacer las mismas cosas en menos tiempo, basicamente dejamos de perderlo y de hacer “tonterías”.

Es básico en todo proyecto conseguir implicar a la gente para que sea consciente de la importancia de respetar los plazos, sobre todo por cuestión de solidaridad con los demás. Si una parte del proyecto se retrasa, afecta a todo lo demás.

Creo que es crucial un puntillo de tensión en el equipo.

Respecto a la 3ª ley, creo que ante un tema de crucial importancia, nos ponemos antes de acuerdo en la solución, ya que es algo que afecta a todas las partes implicadas en un proyecto (si estamos totalmente comprometidos, claro). Pienso que se suele divagar más cuando el asunto a tratar no es tan importante.

un saludo,

Fernandno

El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”.

Rosa González 6 marzo 2011 - 21:34

Estoy deacuerdo con la 1ª Ley en que consumimos todo el tiempo del que disponemos para la realización de un trabajo, bien porque relajamos la tensión y en consecuencia, también el ritmo, bien porque dedicamos más tiempo para culminar el trabajo con excelencia haciéndolo más pensado, cuidado y elaborado o bien porque cuanto más dilatada sea la fecha de finalización del trabajo, más tareas, incidencias e interrupciones se anteponen, sean urgentes o no.

Al hilo de esta Ley, está la de Pareto (el 20% del esfuerzo consigue el 80% del resultado), a través de la cual interpreto que el 80% de nuestro tiempo es utilizado de forma poco “eficaz” . Sin embargo, a veces se hace difícil aplicar la teoría a la práctica para “priorizar” y no caer en la trampa de la actividad, de hacer más y más rápido con la sensación permanente de no llegar…

Aunque hayamos planificiado nuestras tareas, en ocasiones no tenemos la posibilidad de centrarnos exclusivamente en ellas hasta concluirlas y a pesar de discernir lo urgente de lo importante, nuestro día a día se llena de interrupciones constantes, cambios de rumbos, incidencias “urgentes”… lo cual no permite cumplir la planificación ni obtener los resultados esperados.

Esto enlaza con la 3ª Ley ya que dedicamos más tiempo a la resolución de incidencias o tareas operativas que a aquellas orientadas directamente al logro.

Daniel Stella 20 febrero 2014 - 02:29

En mi opinión, e interpretando cada una de estas leyes en su conjunto, diría que me recuerdan a las leyes de Murphy, pero si tomamos cada una individualmente no encuentro ningún inconveniente en la primera de ellas. Lo que quiero decir es que si nos dejamos seducir por el aparente enfoque catastrófico que engloban las 3 leyes, podríamos caer en la trampa de creer que siempre nos falta tiempo para completar un trabajo, pero si hemos planificado correctamente el tiempo que deberíamos dedicar a la realización de esa tarea o trabajo, la primera ley solo confirmaría lo deseablemente esperable, pues si… “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización” entonces querrá decir que lo hemos clavado! 😉

Lo miramos e interpretamos positivamente o nos dejamos arrastrar por el enfoque pesimista?

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