4
Jun

Comunicación y lo que los demas saben

Escrito el 4 junio 2010 por José Luis Portela en Gestión de la comunicación

¿Cual es el error mas común en la comunicación de los proyectos?

Los directores de proyecto, y el equipo de proyecto, la mayoría de las veces conocen en detalle lo que esta sucediendo en el proyecto porque es su día a día. Por este motivo entre otros, no comunican a los stakeholders del proyecto los avances del mismo u otros temas que les pueden afectar porque son demasiados obvios.

Solo os pido que hagáis una prueba, hacer una lista con las 10 cosas mas obvias de vuestro proyecto, parar a una persona de la empresa que le afecte el mismo y preguntarle para identificar su grado de conocimiento sobre las mismas. Estoy seguro que sus respuestas os sorprenderán, porque os daréis cuenta que no solo no las conoce la mayoría, sino que además sus respuestas son “negativas” y que han sido fruto de los rumores surgidos precisamente por no informar adecuadamente.

Mi última experiencia personal ha sido dirigir el proyecto de la adecuación de un nuevo edificio, mas una mudanza de un gran almacén de nuestra empresa mas todas las oficinas. Para mí sin lugar a dudas el éxito, además de haber cumplido plazo y presupuesto ha sido la comunicación diaria y constante sobre los avances del mismo y sobre las nuevas peculiaridades del edificio, o simplemente comunicar a la empresa cuando algún operario va a venir a revisar o cambiar algo del edificio.

Comentarios

Juan Luque 7 junio 2010 - 08:56

Pues para añadir algo, distinto aunque ni mucho menos contradictorio, creo importante recalcar la diferencia entre comunicar e ‘informar’ o, mejor dicho, rellenar el informe. En algunas organizaciones, con cierta inercia y muchos requisitos que cubrir, a veces los jefes de proyecto pasan gran parte de su tiempo completando las informaciones que se les piden, con formatos en colores, RAG status… que cambian y obligan a mucho tiempo para la mera adecuación. Tenemos así un completo juego de informes con todos los proyectos que conforman un mega-proyecto y muy poca información. De hecho, lo normal es tener otro juego de informes que sí nos valen para gestionar y para comunicar. ¿A alguien le ha pasado esto?

Pablo Sagaseta 7 junio 2010 - 15:04

Hace dos semanas sin ir mas lejos. Para un proyecto que tenemos en mente, la persona que calcula los puntos de parada de trenes en un andén recibió (reenviado por su jefa) el mismo e mail que yo con ciertos requisitos a cumplir. Esta persona confundió (la redacción era confusa) “3 trenes de 4 coches, por 4 trenes de 3 coches”. Parece lo mismo, pero no lo es. De casualidad, y por que tengo cierta confianza con esta persona, le llame para ver como quedaban sus cálculos. De casualidad, por que siendo estrictos, debería haber seguido el orden jerárquico y haber llamado a su jefa. Cuando revisando los cálculos algo simplemente no cuadraba, caímos en la cuenta. Si no llegamos a hablar, no hubiera pasado nada, por que él había previsto sitio para un coche más (no voy a entrar en detalles muy técnicos, esto está muy simplificado). Tuvimos suerte y hemos corregido los cálculos, de hecho ahora, podemos poner lo que queramos, trenes de 3 o 4 coches sin tener que modificar nada.

Ha habido suerte, pero no creo que podamos depender de estas casualidades para sacar adelante nuestros proyectos, aquí el problema lo generaría un mal entendido, agravado por un dependecias jerárquicas, y solucionado en parte por el conocimiento personal entre miembros de este equipo. Las lecciones aprendidas, si para tener una comunicación efectiva hay que respetar jerarquías (alargan el proceso) hay que considerar este tiempo de retraso, a la ida y a la vuelta de la información. Por otro lado, la importancia de las relaciones dentro del grupo de proyecto, esta persona simplemente podría haberme dicho que esperase a que su jefa me enviase los resultados, y prefirió no hacerlo así.

Un saludo.

Pablo Sagaseta Albajar.

Ingeniero Industrial. Project Management.
MM.
pablo.sagaseta@gmail.com

Dejar un Comentario

*

Utilizamos cookies propias y de terceros para mejorar nuestros servicios y mostrarle contenido relacionado con sus preferencias mediante el análisis de sus hábitos de navegación. Si continua navegando, consideramos que acepta su uso. Puede cambiar la configuración u obtener más información aquí. Aceptar