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Mar

El plazo de presentación de una oferta

Escrito el 30 Marzo 2010 por Antonio Álvarez en General

Dado el periodo en el que nos encontramos, en medio de la Semana Santa, se me ha ocurrido que podía ser un buen  tema para comentar.

A ver si os suena la siguiente situación:

  • Fase previa de acercamiento / aproximación entre cliente y compañía candidata a hacer un proyecto de, digamos, 6 meses.
  • Envió, por fin, de petición de oferta y recepción en la empresa candidata a ser “proyectista”, por ejemplo, el  23 de Diciembre………….además, seguro que cae en Viernes……….el ejemplo también valdría para el 31 de Diciembre, 31 de Julio, Viernes anterior a la Semana Santa, y algunas fechas similares.
  • Plazo de presentación de la oferta, siendo generosos, ¿dos semanas?, es que menos….………. Por supuesto, en la primera hoja de la petición de oferta el cliente habrá especificado que no se admitirán, bajo ningún concepto (esto seguramente subrayado y en negrita), solicitud de extensión del plazo de presentación de la misma.
  • Además, como no puede ser de otra manera, la petición de oferta será muy completa y extensa, con multitud de pliegos de condiciones, especificaciones, etc., que ocupara varios megabytes con dificultades añadidas de: descargarse la información desde el servidor habilitado por el cliente, circular dicha información entre los “pobrecitos” nominados a preparar la oferta, etc. y etc., y encima en estas fechas que “no hay nadie en el departamento de sistemas”…………

Al final, y cuando la finalización del plazo inicial de presentación de la oferta este próximo a concluir, y como no puede ser de otra manera, nos quedaran dos alternativas: pedir una ampliación del plazo (si ya sé que no se podía…………pero así es la vida………) o, tirar por la calle de en medio y preparar una oferta estándar, sin nada cerrado,  con la típica coletilla, tal que: “el ofertante propone que durante el primer mes del proyecto, ejecutable en forma de gastos reembolsable, se defina el alcance especifico de los trabajos a realizar conjuntamente entre cliente y proyectista”……o algo similar. Eso sí, la oferta irá acompañada con gran despliegue de fotos de proyectos ejecutados con éxito, colores e impresión de buena calidad.

Resultado final:

  • Cliente / “cabreado”, ya que no se van a cumplir sus fechas planificadas, y si se cumplen, va a obtener un “churro” de oferta que no le vale para nada. Un comentario típico será: “mal empieza este proyecto si ya nos retrasamos en la oferta”……………..
  • Empresa candidata a ser la proyectista adjudicataria / “mas cabreada que el cliente”, se han quedado sin vacaciones y encima no ha servido para nada. El típico comentario seria: “con este cliente va a trabajar su padre”…………

Y digo yo, para la próxima vez, ¿no sería más lógico acordar entre cliente y ofertante los plazos? Vamos es solo una idea……………..

Que paséis una buena Semana Santa,

AA

Comentarios

Jorge Asiain 31 Marzo 2010 - 20:04

El problema teórico es sencillo, no se aplica el principio win-win y la solución es diálogar.

Ahora bajemos al mundo real.

El cliente se pone duro con los plazos y el coste, tratando de demostrar su fuerza, pero normalmente se pasa de frenada (o hace demasiado bien su labor) y plantea casos imposibles. Esto se agrava si el responsable del cerrar el contrato no es el mismo que luego lo va a gestionar, su misión es conseguir el proyecto barato y con el menor plazo posible y no le importa la calidad (como en las subastas que describe Roberto Saviano en “Gomorra”).

Al otro lado del ring tiene al vendedor, con la presión (prestigio, objetivos) de cerrar la venta, si es el futuro director del proyecto tendrá un interés personal en que el contrato sea decente, si no es el caso le dará igual y tendrá como único objetivo cerrar el contrato. Claro que podemos tratar de explicarle al cliente que somos muy buenos, pero no tan rápidos ni tan baratos ¿nos atrevemos?.

Así que en el peor de los casos tenemos a dos personajes que cierran la venta y luego se desvinculan de ella. Y en cualquier caso tenemos una relación “lost-lost”: el cliente pierde porque obtiene un proyecto que no vale lo que ha pagado por él ni lo tiene cuando esperaba, nosotros perdemos prestigio (y penalizaciones) por no respetar los plazos y dañamos futuras posibles operaciones al no obtener la calidad deseada.

Mi propuesta es que el jefe de proyectos sea siempre el responsable de la venta (o lo que es lo mismo, que cada uno dirija los proyectos que pueda vender), que trate con el que gestionará el proyecto terminado, que dialoguen con las cartas boca arriba (¿nos fiamos?), y que tenga capacidad para decir no …. (¡que fácil es decírselo al ordenador!).

AA 6 Abril 2010 - 07:17

Buen punto el que tu comentas Jorge, pero, solo un matiz, ¿cuantos jefes de proyecto has conocido que sean buenos comerciales?……………..la verdad es que la problematica: desde el proveedor de servicios (quien vende el proyecto vs. quien lo ejecuta) asi como, desde el cliente (quien compra el proyecto vs. quien lo opera/recibe), nunca la he visto bien resuelta………..¿alguna sugerencia en el foro?

Arturo Gayoso 7 Abril 2010 - 16:34

Si me permitís añadiría un elemento más: la negociación de compras. Normalmente liderada por alguien que no conoce ni la particularidad del servicio a ofrecer, ni la funcionalidad requerida, ni nada que no se pueda presentar como un porcentaje de ahorro atribuible a su gestión. Yo he llegado a ver ofertas de proveedor basadas en estudios de viabilidad aprobados por el cliente/usuario y que han sido recortadas en funcionalidad en su negociación por compras. Y encima se sentian orgullosos.

El problema muchas veces viene dado por la falta de rigor en la evaluación de esfuerzos y costes en todas las fases de definición en las que todo el mundo introduce “colchones” : al presupuestar, al ofertar, al ejecutar, en los plazos, en el coste… lo que genera un clima de desconfianza y obliga a todos a tratar de apretar al resto sabiendo de la existencia de esas “libertades”. Si fuesemos más rigurosos definiendo lo que queremos, los recursos de todo tipo que requiere realizarlo, su coste, el plan para elaborarlo y fuesemos más estrictos al cumplir con lo estipulado lo mismo tendríamos menos situaciones irreales como las expuestas en el ejemplo. Es la evolución desde un mercado persa a un proyecto de la Nasa, y por estos lares estamos aún regateando y mirando como un extraterreste al que propone sistemas de medición y control comprensibles entre clientes y proveedores.

Angel Casarrubios Suarez 8 Abril 2010 - 08:34

Que gran mundo el de la presentación de ofertas!!
Lo real es que en la mayoría de las propuestas recibidas en el proveedor externo falta definición mínima de alguna de las tareas, lo que obliga a solicitar mayor información al patrocinador para recibir en muchas ocasiones una indefinición por respuesta. Con estas herramientas al final solo queda generar algo basado en la experiencia y en ocasiones, en la imaginación. Si la oferta la prepara un perfil conocedor al menos del entorno en el cual se desarrollará el proyecto, puede ser que la desviación no sea grande.
Tras enviar esa primera propuesta bien trabajada con las herramientas a nuestro alcance, puede ocurrir la situación que comentáis del no cumplimiento mínimo de los plazos por parte del patrocinador, que metió prisa para entregar la oferta porque el comienzo del proyecto era inminente, pero que para la resolución del concurso la cosa se alarga y se alarga. Debido a que? Puede ser que se trate con la oficina de proyectos si estamos en una gran organización, que al final solo hace tareas de secretariado pero que genera una cantidad de burocracia que en ocasiones es contraproducente porque para ir de un lado al otro de la cadena hay que abrir 333 puertas.
Por otro lado alguien ha recibido ofertas en las cuales la fecha de comienzo es anterior a la de la presentación de la oferta?
También puede ocurrir que se diga, esa parte que habéis valorado no hay que hacerla, pero claro si me entregan una documentación para valorar como se sabe lo que entra y lo que no, si no se indica específicamente? (todo dado porque de momento el precio ya les ha parecido demasiado y empiezan a recortar). O segunda opción, que tras entregar esa v1 se reciben 3 documentos mas para incluir en la oferta, pero de los que solo se pide valoración a alto nivel, resultando al final que es mas importante esto que la primera parte. Un despropósito más del proceso del concurso. El caso bueno, se gana el proyecto y vamos a ir andando a ver que pasa, el caso malo, el patrocinador para la licitación porque se sale de presupuesto por no haber valorado minimamente de forma interna el tiempo y coste que podría conllevar el proyecto. Pero claro ese esfuerzo queda en el bagaje de cada uno sin más.
Me parece que es cierto que la oferta la debe preparar el jefe de proyecto, o alguien que conozca minimamente de lo que se habla, y en todo caso dejar la parte económica al manager-comercial de turno, pero ante esto mi postura siempre es la misma. Tu cobra el precio que quieras, pero las fechas no las muevas ni un milímetro para reducir coste y que se gane el concurso, ya que ese es al final uno de los grandes problemas de los proyectos, el incumplimiento de las fechas. Los costes al final en mucha ocasiones pasan a un segundo plano si se cumplen los tiempos y especificaciones definidas (la triple restricción). Si se hace un buen trabajo al patrocinador no tendrá problema en pagar algo mas (dentro de unos limites razonables por supuesto).

Jorge Asiain 9 Abril 2010 - 12:00

AA, es cierto que los jefes de proyecto no suelen (solemos) ser buenos vendedores.

¿Que tal si se incluye al vendedor en el equipo que hace el proyecto? esto es coherente con la propuesta de Angel Casarrubios de que el jefe de proyecto prepare la oferta (o al menos la supervise, añado yo), y que aunque éste no lleve a cabo directamente el acercamiento y la negociación, sea el responsable último de ella.

Antonio Álvarez 12 Abril 2010 - 23:22

Incorporar al vendedor al equipo de proyecto es dificil, y ademas, no olvidemos que el vendedor………..pues a vender, y que no pare………. Pero si que creo que no deberia desvincularse del proyecto. Vamos que no pase algo asi: “operaciones, ahi os paso este muerto y apañaros como podais”…………. ¿Como se consigue? Pues creo que a todos los trabajadores el factor € o $ nos hace ver mas claras las cosas…………yo relacionaria / vincularia parte de la retribucion variable del vendedor al resultado del proyecto.

Roberto Veguillas 22 Abril 2010 - 00:33

Hola Antonio, me gustaría que, si fuera posible, abrieras un post con tu opinión sobre los departamentos centralizados de Compras en las empresas, y su relación con los departamentos de Operaciones.

Esta relación, para mí, es curiosísima. Los departamentos técnicos y de operaciones realizan una especificación técnica de qué se quiere, con un presupuesto que muchas veces lo da el departamento Comercial, y luego el departamento de Compras (generalmente dependiendo del Dtor. Financiero), cierra la adquisición de:

– Algo que no es lo que indica la especificación, y que no tiene en cuenta los deseos técnicos de los departamentos operativos (sobre todo para contratos de servicios o llave en mano).
– El más barato, independientemente de que haya otros muchos que estén dentro del presupuesto y cumplan mejor con los deseos de los departamentos de operaciones (por relación comercial y de ejecución, experiencia previa, confianza de los jefes de proyecto de ambas empresas…).

Es muy curioso, la verdad. Yo he vivido esta experiencia. Adjudicación de construcción de una instalación, idéntica a otra construida por el contratista A, y adjudicar al contratista B por ser un 3 % más barato cuando ambos estaban dentro del presupuesto… Y no hay vuelta atrás, luego tu lidia con un nuevo contratista sin experiencia previa, sin sinergias operativas por proyectos ejecutados en el pasado, sin el know-how de la instalación…

Interesante… como has comentado antes sobre el variable del vendedor, también pondría una parte de bonus de los de compras a la ejecución de los proyectos.

Un saludo,

Roberto Veguillas

Adolfo Añino 26 Abril 2010 - 10:18

Estoy de acuerdo con lo que comenta Roberto. No sé si es un mal de todas las empresas o sólo de las eléctricas (lo digo porque en REE pasa exactamente lo mismo).

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